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失敗しないニュースレター作成代行会社の選び方
6つのチェックポイント

代表 田中巧

ニュースレター代⾏会社の資料を数社取りよせてみたものの「正直どの会社を選んだらいいのかわからない…」と迷っていませんか?

そこでこのページでは、ニュースレターの製作を⾏って10年以上、業界のパイオニアでもある当社が『失敗しないニュースレター作成代⾏会社の選び⽅』をあなたに指南させていただきます。
失敗しないために確認するべきポイントは実に“6つ”あります。

メディカルコンテンツ株式会社
代表 田中 巧
失敗しないニュースレター作成代行会社の選び方 6つのチェックポイント

最低限この6つをしっかりチェックして、あなたにとって最適な会社を⾒つけてくださいね。
それでは、⼀項⽬ずつ進めていきます。

ポイント1 エリア制は導入していますか?また、エリアの範囲はどれくらいありますか?

作成代⾏会社が提供しているもののほとんどは『テンプレート』です。テンプレートとは、その代⾏会社がニュースレターに載せるネタを予め⽤意し製作したものです。利⽤者はわざわざ⾃分でネタを考える必要もなく、内容が充実したものを短時間で作れて、しかも値段が安いことから、とても⼈気のサービスです。

ただし、便利ではありますが、利⽤する側は注意しなければいけないポイントもあります。
それは、その会社のお客さん全員に同じテンプレートが提供されているということです。

テンプレート

だからこそ、ニュースレターの代⾏会社を選ぶ前に必ずチェックしなければならないポイントが、その会社がご利⽤者同⼠のバッティングについてどれだけ配慮しているかどうかという点です。それを⾒極めるためのポイントが『エリア制を導⼊しているか』と『エリアの範囲』になります。

例えば、あなたがA社のテンプレートを使っていたとして、もしそのA社がエリア制を導⼊せず、みさかえなく利⽤者をどんどん増やしているとしたら、あなたのライバルも今後同じものを使い始めることになるかもしれません。もし、あなたの近所にある同業者が全く同じものを出していたら、地域優位性はなくなるでしょうし、万が一それをあなたのお客さんが⽬にしてしまったら、せっかく築き上げてきた信頼関係も壊れてしまうかもしれません。そもそも近所の同業同⼠で同じものを出していたら、それはそれでちょっとカッコ悪いですよね。

ライバル院と同じ内容だ

また、仮にエリア制を導⼊している会社でも、その範囲があまり狭すぎても意味がありません。例えば、あなたのビジネスの商圏が半径10㎞なのに、その会社の定めるエリアが半径5㎞だったら、もちろん同じ商圏内で同じニュースレターを出される可能性も⾼くなってしまうでしょう。

商圏

「ライバルと同じニュースレターを出していた…」なんてことに後々ならないよう、『エリア制を導⼊しているか』と『エリアの範囲』は利用する前にしっかり確認するようにしましょう。

ポイント2 「著作権」や「肖像権」にしっかり配慮している会社ですか?

ニュースレターには記事だけでなく、「楽しそうなイラスト」や「写真」が載っているのも大切な要素です。おもしろそうな記事とビジュアルが合わさることで、お客さんにも楽しみにしていただけますし、集患メディアとしての効果も最大限に高まります。したがって、作成代行会社を選ぶ際も「イラストや写真がたくさん載っていて楽しそうな紙面のニュースレターを制作している」、こういった点を考慮して代行会社を選ぶようにしましょう。

ただし、代行会社によっては、文章を書くライターはいてもイラストを書ける担当者がいない場合もあります。特に、個人でやられているところはこのような傾向があるようです。もちろん、イラストを制作するスタッフがいないところは、はじめからイラストを載せないところもあるようですが、やっぱりそういったニュースレターは楽しそうではありませんし、患者さんに「読みたい」と思わせる訴求効果も低下してしまいます。

また、実はそれよりも問題なのが、ネット上にあるイラストや画像、また、有名人の顔写真を許可なく勝手に使ったりすることです。このような行為には皆さんもご存知の大きなリスクがあります。それは「著作権違反」や「肖像権の侵害」です。

他人の著作物や人の写真をかってに載せたら著作権の侵害になってしまいます

実は、著作権はプロのアーティストだけのものではありません。例えば、子どもが何げなく描いた落書きにも著作権が発生してしまいます。また、肖像権とは「写真や映像を他人に無断で公表されたり、利用されたりしないように主張できる権利」のことで、これは一般人・有名人を問わず誰にでもある権利です。特に著名人や有名人は肖像そのものに商業的価値があるため、もしニュースレターで使う場合は関係各所でしっかり許可を取るなど、しかるべき対応を取ることが必要です。万が一、こういった著作権や肖像権に配慮せずに使ったものが見つかると、最悪の場合、民事上の損害賠償請求や、場合によっては刑事罰を受けることもありますので十分に注意しましょう。

作成代行会社の「イラスト」や「写真」の使用に関する姿勢としては、次の3パターンに分けられると思います。
1、イラストを制作する担当者がいないため、はじめから使わない業者
2、著作権などに対する意識が低いため、抵抗感なく載せている業者
3、イラストや写真等を自社で制作・撮影して使っている業者

数ある代行会社を集約すると、およそこの3パターンに分けられるのではないかと思います。

例えば、「1」の代行会社のものを利用した場合、権利上の問題が発生することはないでしょうが、文字ばっかりだと読んでいても疲れるため、お客様に読まれる確率もだいぶ減ってしまいます。

また、「2」の代行会社はもちろん問題外です。こういった会社のものはいくら値段が安くても絶対に使ってはいけません。こういった権利を侵しているニュースレターを出していることが見つかったら、最悪の場合、あなたが訴えられるかもしれませんよ。

つまり、代行会社のものを利用する場合は、絶対に「3」の会社のものを選ぶようにしましょう。その方が賢明で安全です。

イラストや写真も自前で制作している業者を選びましょう!!

ニュースレターは、あなたが発信している「メディア」です。こういった媒体で著作権違反や肖像権の侵害をしていると、あなた自身のビジネスの信用問題にもつながってしまいますので十分注意しましょう。

ちなみに、こういった代行会社を選ばない方法としては、その会社のニュースレターは誰が書いているのか、専属のライターが書いているか?また、イラストや写真は自前で制作しているか?などを必ず確認することが大切です。その会社のホームページなどに、制作に携わっているライターやデザイナーのプロフィールを掲載しているなど、制作体制をしっかり公開しているところであれば安心でしょう。 

ポイント3 テンプレートだけの会社ですか?それとも、トータルでサービスしている会社ですか?

継続して出すものですから、できればテンプレートにかける費⽤は安いに越したことはありません。しかし、ここで考えなければいけないことがあります。それは、その費⽤はあくまでも「テンプレート」だけということです。実際にテンプレートだけあっても、それを印刷しなければお客さんに渡すことができませんし、⾃宅に発送する場合はその準備や費⽤も必要になります。

「印刷や発送は⾃分でやる」という⽅もいらっしゃいますが、こういった作業をご⾃⾝やスタッフさんが⾏うとなると、かなりの⼿間と時間がかかってしまいます。もちろん、こういった作業だって「⼈件費」というコストとして考えなければいけません。もちろんその他にも、紙代、インク・トナー代、封筒代、郵送代がかかりますから、必ずしもご⾃分でやることが費⽤対効果的かといえばそうではないでしょう。そう考えると、ただ単に「テンプレートが数千円安い」というだけで会社を選んでしまうと、結果的には⼤変な労⼒と⼈件費という⾼いコストを⽀払うことになるかもしれませんよ。

したがって作成代⾏会社を選ぶ場合は、テンプレートだけ提供しているところよりも、それにプラスして「印刷」や「発送」などもサポートしてくれる会社を選んだ⽅が、⾯倒な⼿間もかからずトータルで安くつくこともあります。

トータルで安い

ニュースレターを成功させる上で⼤切なことは「継続」です。継続させるにはできるだけ作業の負担がかからない『しくみ』を持つことが重要です。毎回かかる労⼒があまりにも⼤きいと途中で挫折してしまい、結果、せっかくかけた費⽤も⽔の泡になってしまいます。しかし、こういった⾯倒な作業も全て任せられる会社であれば、あなたの負担はかなり軽くなりますし、何より挫折することもなくなります。そして、今までその作業にかかっていた時間を、もっとほかの仕事に回すこともできるようになるため、あなたもスタッフさんももっと有意義な時間の使い⽅が出来るようになるでしょう。そう考えると、テンプレートが数千円安い以上の何倍ものリターンが返ってくるはずです。

業者がすべて代行

これは⽬先のテンプレートだけの値段を⾒ている⽅には、なかなか気がつかない盲点といえます。繰り返しますが、作成代行会社を選ぶ際にはテンプレートだけの安さよりも、トータルでいくらかかるのか、本業に負担がかからないサービス体制になっているか、こういったポイントもしっかりチェックするようにしましょう。

ポイント4 あなた自身がそのニュースレターを読んで面白いと思いましたか?

ニュースレターを出すからには、やはりお客さんから楽しみにしてもらえるものを絶対に出したいですよね。ニュースレターは“無料”でお客さんに配るものですが、だからといって内容がつまらなければ、とうぜんお客さんには楽しみにしていただけませんし、⻑く愛されるものにもなりません。もし、あなたが「中⾝なんてどうでもいい、とりあえず出せば結果が出るんだ!」と考えているようであれば、もしかしたらニュースレターを始めてもあまり上⼿くいかないかもしれません。

なぜなら、無料で読ませるものというのは、読者からすると“無料”なので「⾯⽩くないから別に読まなくてもいい」という、とても厳しい判断を下されてしまうからです。

つまらない

結局のところ、「タダで読めるニュースレター」というのは、⾯⽩くてしかも読者さんにとって役⽴つものでなければ、読まれないのがタダで読める媒体です。なので、ニュースレターに載っている情報はある意味、プロのライター以上にプロ意識を持って⽂章を書かなくてはいけません。だからこそ、しっかり読んでいただけるものを提供しようと考えるなら、数社から資料を取り寄せ、各社が提供するテンプレートの中⾝をよく吟味された⽅がよいと思います。間違っても『中⾝よりも安い⽅』といった選び⽅をしてはいけません。

また、『デザインの良し悪し』もしっかりチェックしましょう。なぜなら、デザインも読みたくなるかどうかの重要なきっかけになるからです。イギリスの科学雑誌「ネーチャー」によると、⼈間は⼀瞬(最初の0.5 秒)でその媒体を読むかどうかを判断するそうです。したがって、デザインの良し悪しも⼿に取って読ませるための重要なポイントになります。

ひとくちにテンプレートといっても、そのクオリティーは代⾏会社によって⼤きな違いがあります。あなたもせっかくお⾦を払って利⽤するのですから、お客さんに楽しみにしていただけるようなものを出したいと思いませんか?そのためには繰り返しになりますが、テンプレートの安さだけで判断するのではなく、中⾝やデザイン性もしっかり確認してから決めて下さいね。

こっちの方がデザインや情報の質が高いな

あなた⾃⾝が「これはおもしろい!」「思わず読みたくなる!」こういったものであれば、お客さんもきっと同じように感じて下さいますよ。

ポイント5 「お客様の声(ご利⽤者の感想)」をしっかり確認しましたか?

ニュースレター作成代⾏会社を選ぶ⽬安として、実際にその会社のサービスを利⽤している『お客様の声』を参考にされる⽅も多いのではないでしょうか?でも中には、「お客様の声なんてその会社の⾃作⾃演でしょ?」このように疑り深い⽅もいらっしゃるかもしれませんね(苦笑)

実は、企業がホームページに載せているこういったお客様の声には「正しい⾒⽅」というのがありますので、そのポイントをチェックしながら、その代行会社のお客様の声を確認してみてくださいね。

1.「手書きの声」がたくさん掲載されていますか?

まず、お客様の声は⼿書きでいただいたものなのかどうかを確認しましょう。パソコン⽂字で掲載されている声は、その作成代⾏会社の⾃作⾃演の可能性もあります(笑)また、「声の数」もどれくらいあるのかチェックしましょう。⼿書きのものがいっぱい掲載されているようなら、その会社のサービスはたくさんのお客様に⽀持されている証です。

お客様の声

2.「お客様の顔写真」は載っていますか?

サービスを喜んでもらい感謝して下さっているお客様がいれば、お声をお寄せいただく際も「顔写真」の掲載を許可していただけることが多いものです。しかし、顔写真がないものばかりだとその代⾏会社の⾃作⾃演の可能性が⾼いかもしれません。⾃作⾃演ですから、当然写真を送ってくれるお客さんもいるわけがありません(悲)

顔写真つきのお客様の声が掲載されていますか

3.届いた日付が明記されていますか?また、定期的に更新されていますか?

ご感想が届いた⽇付がどこにも明記されていなければ、だいぶ前に届いた声でも、最近のもののようにホームページ上で掲載し続けることができてしまいます。正直、何年も前に届いた感想が、これから利⽤しようと考えているあなたにとって良き判断材料になるでしょうか?反⾯、質の⾼いサービスを提供している会社は、感想もどんどん集まってきますので、必然的に新しく更新されていくことになります。お客様の声がずっと更新されていない会社は、もしかしたらサービスもそれなりかもしれませんよ。

お客様の声が届いた日付がしっかり明記されていますか

ポイント6 サポート体制はしっかり整っていますか?

簡単に作れるテンプレートでも、写真を⼊れたり⽂章を⼊⼒したりと、多少なりともご⾃⾝で編集をしなければなりません。したがって、ある程度のパソコンスキルも必要になります。もちろん、パソコン操作が得意という⽅であれば特に⼼配はいりません。しかし「あまり得意ではない…」といった場合は、ちょっとした操作でもかなりの時間がかかってしまうものです。すると回を重ねるごとに作業がだんだん⾯倒になり、結果、それが途中で挫折してしまう原因にもつながってしまいます。

そこで、作成代⾏会社を選ぶ際のポイントとして『操作や使い⽅をしっかりできるようになるまでフォローしてくれるサポート体制があるかどうか』この点についても注⽬してみましょう。

しっかりとしたサポート環境

テンプレートの使い⽅で分からないことがあったときや、ニュースレターの出し⽅で悩んだとき、気軽に相談できるサポート環境があれば、ニュースレターを初めて出す⽅でも安⼼して利⽤することができますよね。ただ単にテンプレートだけ販売して「後はご⾃由にどうぞ」ではなく、しっかりその後のフォローもしてくれるかどうかも代⾏会社選びの重要なポイントです。ニュースレターを初めて出される⽅や、パソコン操作がそんなに得意ではない⽅は、ぜひこの点にもしっかり注⽬して作成代行会社を選びましょう。

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